Email Doanh Nghiệp - Nên thuê hay tự xây dựng?

z1572236722376_88a3f718fec069af14db9f22c8ac4587

Chúng ta đang sống trong thời đại thông tin vì vậy việc số hóa mọi thông tin là điều tất yếu. Trong đó việc dùng email để liên lạc, trao đổi công việc giữa các tổ chức, doanh nghiệp là yếu tố hàng đầu được nhắc đến. Thế nhưng lựa chọn giữa việc thuê dịch vụ hay tự xây dựng hệ thống email ngay tại doanh nghiệp thì phương án nào tối ưu hơn. Bài viết này sẽ phân tích cụ thể các ưu nhược điểm giữa hai phương án để các bạn có được cái nhìn khách quan hơn.

Phương án tự xây dựng hệ thống Email.

Đối với các doanh nghiệp lớn, có quy mô trên 100 nhân viên và có nhiều chi nhánh văn phòng thì việc đảm bảo nhân sự chịu trách nhiệm IT và hệ thống nội bộ từ hai đến ba người trở lên là điều chắc chắn. Các doanh nghiệp phát triển đến quy mô này thường có xu hướng tự xây dựng hệ thống máy chủ email nằm tại trụ sở công ty. Nếu đã đầu tư hạ tầng máy chủ thì công việc xây dựng và quản trị, hỗ trợ người dùng trong công ty sẽ do bộ phân IT đảm nhiệm.

z1572237442638_2214fdff8ee3dd30c9583a21a856ec7d

Ưu điểm
  • Hệ thống máy chủ nằm tại doanh nghiệp
  • Chủ động kiểm tra, sao lưu, nâng cấp
  • Dung lượng lưu trữ tùy chọn (không bị ràng buộc)
  • Không bị giới hạn số lượng email
Nhược điểm
  • Chi phí đầu tư và vận hành khá lớn
  • Không gian đặt máy chủ phải đảm bảo tiêu chuẩn (hệ thống lạnh 24/7, nguồn điện dự phòng, báo cháy…)
  • Chi phí nhân sự quản lý hệ thống email có trình độ chuyên môn

Phương án thuê dịch vụ Email​​​​​​.

Đây là phương án phù hợp và tối ưu nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ cho đến siêu nhỏ. Các doanh nghiệp này thường tối giảm chi phí bằng cách thuê một đơn vị có sẵn dịch vụ email với mức giá cạnh tranh để sử dụng. Một số doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ có khi không có cả nhân sự IT hoặc không có nhân sự có chuyên môn xử lý các vấn đề hệ thống email.

Ưu điểm
  • Không tốn chi phí hạ tầng, bảo trì, vận hành
  • Dịch vụ có các nhân sự có trình độ chuyên môn, dễ dàng xử lý các lỗi trong quá trình sử dụng
  • Giá cả cạnh tranh giữa các đơn vị cung cấp dịch vụ
Nhược điểm
  • Mỗi gói có một giới hạn nhất định về số lượng user, dung lượng…
  • Chất lượng dịch vụ còn tùy thuộc vào đơn vị cung cấp

Kết luận

Như vậy dựa vào các phân tích trên thì các bạn cần xác định mô hình doanh nghiệp có bao nhiêu nhân viên để đưa ra lựa chọn phù hợp. Các doanh nghiệp có khoảng dưới 50 nhân viên thì phương án thuê là tối ưu chi phí nhất. Tuy nhiên các bạn cũng cần phải lựa chọn giữa các đơn vị để có được chất lượng tốt khi sử dụng.

Các bạn có thể tham khảo dịch vụ email hosting của 7Host Việt Nam [tại đây].